Det kan være svært og forbundet med udfordringer at lave samarbejder med frivillige og civilsamfundsorganisationer. For eksempel kan det være svært, hvis man som medarbejder på en afdeling har fået en god idé til et samarbejde, men ikke kan få den nødvendige ledelsesmæssige opbakning til at etablere det. Det kan være svært, hvis man ikke ved, hvordan frivillige er forsikret af regionen. Det kan være svært, hvis der ikke er lavet en nødvendig forventningsafstemning og ansvarsfordeling forud for et samarbejde, så der for eksempel er tydelig afgrænsning mellem medarbejdernes opgaver og de frivillige indsatser. Med andre ord er det nødvendigt, at der er opbakning og klare rammer, når der skal samarbejdes om en indsats med frivillige.
For at undgå, at samarbejdet møder udfordringer, anbefaler Danske Regioner, at der indgås aftaler, der beskriver rammen for samarbejdet mellem regionen eller den regionale arbejdsplads og den frivillige indsats. Derfor har vi skitseret, med stor inspiration fra regionerne, en række opmærksomhedspunkter herunder spørgsmål, juridiske forhold og en ”checkliste”, som kan fungere som inspiration forinden et samarbejde etableres. Dette vil både beskytte den enkelte frivillig og dennes rettigheder samt passe på sundhedspersonalets professionelle arbejde.
Klare rammer for en samarbejdsaftale
Når der indgås et samarbejde mellem regionen og en frivillig eller civilsamfundsorganisation, er der en række forhold for samarbejdet, som med fordel kan beskrives i en aftale. Det drejer sig om forhold såsom:
- Formål og målgruppe for samarbejdet
- Ansvars- og opgavefordeling samt opgavebeskrivelse, herunder i forhold til daglig ledelse og organisering
- Relevant information til både frivillige og ansatte
- Økonomisk ramme/budget
- Erfaringsopsamling og evaluering
- Samarbejdets varighed og revision
Nogle regioner har udarbejdet deres egne retningslinjer og principper for samarbejdet med civilsamfundsorganisationer og frivillige. Det er med til i et tidligt stadie af et samarbejde at tydeliggøre rammerne og forventningerne til et samarbejde. I forhold til ansvars- og opgavefordeling er der eksempler fra flere samarbejder, hvor de frivillige fungerer og har samme råderum som pårørende – de frivillige bliver altså en forlænget pårørende indsats. Det ses både, når frivillige fungerer som patientstøtter, er frivillige i en vågetjeneste, når en frivillig følger patienter til aftaler i sundhedsvæsenet, når frivillige hjælper borgere i eget hjem efter indlæggelse mv. Det er ofte meget vigtigt at få afklaret rolle- og ansvarsfordeling, så sundhedspersonalet og de frivillige er trygge med at omgås hinanden i hverdagen, og så det bliver tydeligt, at både den fagprofessionelle og den frivillige indsats bygger ovenpå og understøtter hinanden. Det er samtidigt også vigtigt at huske, at principper, retningslinjer og lignende ikke skal blive en hæmsko for frivillige indsatser – det må ikke begrænse frivillige enkeltindivider og civilsamfundsorganisationer at række ud med ønske om at yde en indsats. Tværtimod er det vigtigt at understrege, at klare retningslinjer og principper skal skabe tryghed og klare rammer til gavn for alle parter.
Juridiske forhold og forsikringer
Derudover er det ofte nødvendigt at beskrive de gældende juridiske og forsikringsmæssige forhold. Det er vigtigt, at de frivillige kan føle sig trygge og godt passet på, når de bevæger sig på for eksempel et hospitals matrikel. Det er også vigtigt for ledelsen og for personalet, der møder de frivillige, at der er klare rammer omkring de forsikringsmæssige og juridiske forhold.
Flere regioner har denne information stående på deres hjemmeside. Det anbefales, at frivillige som udgangspunkt er underlagt de samme regelsæt som det øvrige personale, og derudover er det obligatorisk at afgive tavshedspligterklæring, og at de frivillige følger reglerne vedrørende indhentning af børneattest. I forhold til forsikringsmæssige forhold bør de frivillige være omfattet af regionens arbejdsskadeforsikring og ansvarsforsikring. Derudover bør frivillige selv undersøge egen ulykkesforsikring samt, hvordan man er forsikret, hvis man er tilknyttet en organisation.
Til inspiration: Principper for samarbejde og partnerskaber fra Region Midtjylland
Når man som region, hospital, hospitalsafdeling eller på anden vis er aktør i sundhedsvæsenet og indgår partnerskaber, er der ofte behov for klare rammer, forhold og principper for partnerskabet og den opgave, som skal løftes for eksempel af frivillige. Med inspiration særligt fra Region Midtjylland stiller vi i det følgende en række principper til rådighed for inspiration for de øvrige regioner:
- De sundhedsfaglige ansatte løser opgaver, der er nedfældet i lovgivningen. Alle lovbestemte opgaver fastholdes hos det ansatte personale. Frivillige kan ikke overtage ansvaret af disse opgaver.
- Frivillige kan udføre opgaver af praktisk og medmenneskelig karakter, som borgere ikke har retskrav på. Dvs. ydelser, hvor der ikke kræves visitation, registrering eller faglig indsigt. Dvs. den frivillige indsats kun sker på det ikke-faglige område. Opgaverne er supplement til det professionelle arbejde.
- Arbejdspladserne skal fungere uden den frivillige indsats. Den frivillige indsats må ikke være en pligt.
- Frivillige skal anerkende deres rolle som frivillige og respektere at de sundhedsfaglige ansatte har de faglige kompetencer og opgaver.
- Fortroligheden mellem borgerne og den frivillige må ikke krænkes. Den frivillige har pligt til underretning ifm. Lovgivningen.
- Samarbejde med civilsamfundsorganisationer og frivillige bør have klare rammer. Rammen kan evt. udformes som en partnerskabsaftale med udgangspunkt i nogle principper herunder omfang og karakter af samarbejdet. Disse aftaler bør indgås med både ledelsen og medarbejdere – noget med gensidig evaluering.
- Arbejdet med at organisere og administrere den frivillige indsats bør i høj grad overlades til civilsamfundsorganisationen og hospitalet. Den enkelte frivillig og ansatte skal ikke stå med dette ansvar.
- De frivillige skal introduceres til opgaven. De skal have den nødvendige viden og information om opgavens omfang og grænser ift. det fagprofessionelle arbejde.
- Patienter og pårørende skal altid have ret til at afvise hjælp fra civilsamfundsorganisationer og frivillige. Derfor bør de frivillige altid opføre sig med respekt og venlighed overfor borgere og patienter.
Til inspiration: Gode, praktiske spørgsmål
Udover de praktiske, kontraktmæssige, juridiske og forsikringsmæssige elementer er der de mere praktiske spørgsmål, som måske kan opstå undervejs. Nedenfor findes en række spørgsmål, der med fordel kan besvares inden samarbejdet går i gang. Spørgsmålene er en udvidelse af de forhold, som er skitseret ovenfor, og som med fordel kan udbredes med udgangspunkt i følgende spørgsmål:
- Er de frivillige organiseret i et netværk fx i samarbejde med en frivillig organisation?
- Bidrager denne organisation til den praktiske tilrettelæggelse af den frivillige indsats?
- Er der udarbejdet en skriftlig aftale for de frivilliges og/eller civilsamfundsorganisationens indsats
- Hvordan skal denne aftale evalueres og i hvilket interval?
- Er der i aftalen en bestemt tidsramme for indsatsen?
- Har aftalen et afsnit om konflikthåndtering? Til hvem og hvor kan de fri-villige henvende sig om problemer og konflikter i samarbejdet?
- Har aftalen en ramme for rekruttering af nye frivillige og evt. ophør af samarbejdet med frivillige og/eller en civilsamfundsorganisation?
- Har aftalen et afsnit om patienternes ret til at afvise indsatsen?
- Er der i aftalen og samarbejdet indtænkt et mangfoldighedsperspektiv, så indsatsen kan rumme både patienter og de frivilliges forskelligheder?
- Har aftalen et afsnit om de juridiske forhold og de frivilliges rettigheder på arbejdspladsen/afdelingen?
- Er der udpeget en leder, kontaktperson eller koordinator på arbejdspladsen/afdelingen, som har ansvar for dialogen med de frivillige og/eller civilsamfundsorganisationen?
- Hvordan kan de frivillige få den viden, som er nødvendig? Er der informationsmateriale om afdelingen, patientgruppen mm.?
- Er der en ramme for, hvordan den frivillige indsats anerkendes både i det daglige og ved lejligheder.
- Er der månedlige eller årlige sammenkomster eller møder for de frivillige?
- Er der møder eller sammenkomster med personalet og de frivillige, som kan opbygge relationen og evaluere samarbejdet og indsatsen?
- Er der potentiale eller muligheder for at rekruttere nuværende eller tidligere patienter, pårørende eller borgere til den frivillige indsats eller civilsamfundsorganisation (peer-to-peer)?
